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Web Heroes goes Green: eco tips per aziende più sostenibili 

Web Heroes goes Green: eco tips per aziende più sostenibili 

Cercare di essere più sostenibili è una responsabilità che tutti dobbiamo prenderci con il nostro Pianeta: non stiamo parlando di cose astratte, ma di piccole azioni che possiamo fare nella quotidianità, a casa con gli amici, durante un viaggio in Vietnam o in Messico e anche nella nostra agenzia web di Brescia. 

Noi di Web Heroes stiamo cercando di fare la nostra parte con soluzioni digitali che aiutino a ridurre l’impatto ambientale del nostro lavoro. Sono soluzioni semplici che condividiamo con tutti i nostri clienti, perché le cose positive vanno condivise, altrimenti che tipo di eroi saremmo?! 

Ecco alcune strategie per ridurre l’impronta della tua azienda

Server alimentati da energia pulita

Per darti un’idea del problema, si stima che negli USA l’1% dell’energia elettrica consumata nel Paese sia destinata ai server dati. Uno dei modi più efficaci per ridurre l’impatto ambientale di un’azienda è quindi garantire che tutti i server utilizzati, per siti web, database e gestionali, siano alimentati al 100% da energie rinnovabili.

La scelta di provider di hosting che adottano politiche green è fondamentale per contribuire a una transizione verso un’infrastruttura web più sostenibile.

Less paper, more cloud

Siamo nel 2024, siamo tutti d’accordo che è possibile abbandonare l’uso di documenti cartacei?

In Web Heroes utilizziamo servizi di Cloud per salvare, archiviare e condividere informazioni senza l’uso di strumenti cartacei. Inoltre, quando presentiamo un documento PDF o mandiamo una mail, aggiungiamo sempre una nota finale che suggerisce a chi la riceve di stampare il documento solo se strettamente necessario. Un piccolo gesto, ma il Pianeta ringrazia. 

Gestione ottimizzata delle mail

Sai quanta anidride carbonica produce l’invio di una email da 1 Megabyte (per intenderci, una mail con uno o due allegati)? 19 grammi.
Per ridurre l’impatto, invece di inviare allegati pesanti via email preferiamo condividere link a file archiviati nel cloud. E anche la velocità di risposta del PC ne sarà felice. 

Un altro aspetto da considerare è la gestione dell’archiviazione delle mail. Ogni giorno mandiamo e riceviamo tantissime email, se fossero stampate ci potremmo riempire l’ufficio. Sul server non si vedono e si potrebbe pensare che non “occupino spazio”, ma lo fanno eccome: cancella sempre le mail non più necessarie e archivia tutto in sotto cartelle, le potrai sempre recuperare, ma una mail archiviata richiede al server meno energia

Firma elettronica

Un altro passaggio verso l’ecosostenibilità è l’adozione della firma elettronica per la gestione dei documenti e no, non stiamo parlando di quando stampi un file, lo firmi, e lo scannerizzi. Eliminare la necessità di copie cartacee per firmare i documenti riduce il consumo di carta e semplifica i processi amministrativi, sempre garantendone la validità legale (in base all’articolo 2702 del Codice Civile). 

Come si effettua la firma elettronica di un documento?

Anzitutto chiariamo subito una cosa importante:

  • aprire un file, stamparlo, firmarlo a mano e fare una scansione del documento firmato NON è una firma digitale
  • aprire un file e “disegnare” la propria firma, NON è una firma digitale.

Ora che abbiamo sfatato i primi due miti, vediamo invece come firmare digitalmente per davvero un documento.

L’atto di firmare un documento in formato digitale ci consente di apporre una firma che ha valore autografo. La firma digitale infatti assicura l’autenticità, l’affidabilità e la validità legale dei documenti sottoscritti, equiparandosi alla firma manoscritta.

Tutte le persone fisiche hanno il diritto di richiedere e utilizzare la firma digitale, grazie a strumenti forniti da provider certificati. 

Come ottenere la firma digitale

  • Le soluzioni fisiche: una delle opzioni più diffuse è quella della smart card, una tessera contenente un certificato di firma digitale (emesso dall’autorità di certificazione) che viene poi letto da un lettore apposito. 
  • Le soluzioni remote: soluzioni che consentono di firmare documenti in cloud tramite un accesso virtuale e sicuro. Le soluzioni remote possono essere fornite  “di serie”, con l’acquisto del kit, oppure è possibile effettuarne il download dal sito dell’ente certificatore. Esistono anche software gratuiti come Dike e File Protector, approvati dalla Camera di Commercio: niente più scuse!

Come firmare digitalmente un documento

Ottenuta la firma, è importante seguire alcuni passaggi essenziali per garantire la validità legale del documento.

  1. Tutti i file nei formati più comuni, come .doc (Word), .xls (Excel), .ods (Open Office), devono essere convertiti in un formato non modificabile, come il PDF.
  2. Selezionare il file PDF da firmare e seguire la procedura guidata dal vostro device per l’apposizione della firma digitale. Per chi utilizza smart card, è importante verificare che il chip sia sempre rivolto verso l’alto!
  3. Scegliere la tipologia di firma desiderata.
  4. Inserire il PIN della smart card o la password associata alla firma digitale e, soprattutto, non condividerla mai con nessuno. In caso di smarrimento della smart card o della password della vostra firma digitale, vi consigliamo di avvisare subito le autorità competenti. 
  5. Attendere la conferma che il documento è stato firmato correttamente.
  6. Step extra: per verificare la validità di una firma digitale può essere utilizzato Adobe Acrobat Reader, che indica chiaramente se la firma è valida e se il documento è stato modificato dopo l’apposizione della firma digitale.

Comunicare gli sforzi

Infine, è essenziale comunicare apertamente gli sforzi verso la sostenibilità, come stiamo cercando di fare noi con questo post. Come abbiamo detto all’inizio è un modo di condividere buone pratiche, ma per le aziende è anche sinonimo di trasparenza e mostrare il tuo impegno ambientale potrebbe stimolare qualcuno ad imitarti e persino aiutarti a trovare clienti e partner con valori condivisi.

Conoscevi già queste pratiche green? Le hai già adottate per la tua azienda?
Una firma digitale dopo l’altra, possiamo contribuire significativamente a un futuro più verde, senza nemmeno allontanarci dal PC.

Per spuntare tutte le caselle della Web Heroes Green Checklist hai bisogno di un consulente all’altezza?

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