È del 1 marzo il Decreto del Presidente del Consiglio che estende a tutta la durata dello stato di emergenza la possibilità, per le imprese italiane e PA, di ricorrere allo Smart Working. Ma cos’è e come funziona?
Sommario
Smart Working significa letteralmente lavoro agile o lavoro intelligente. Può risultare un termine fuorviante (“ma come, fino ad ora non ho lavorato intelligentemente?”), ma riguarda di fatto alcune pratiche che rendono il proprio lavoro più snello.
Se ne sta parlando insistentemente da quando, nel Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri (DPCM) pubblicato in Gazzetta Ufficiale il 1 marzo, all’articolo 5 si fa riferimento a disposizioni legate proprio allo smart working, ovvero:
si stabilisce la possibilità che la modalità di “lavoro agile” sia applicata, per la durata dello stato di emergenza, dai datori di lavoro a ogni rapporto di lavoro subordinato, anche in assenza degli accordi individuali previsti.
Per continuare a svolgere la propria attività nell’ambito dell’emergenza coronavirus, viene caldamente consigliato ad aziende e dipendenti di sfruttare le potenzialità dello Smart Working.
Ciò tuttavia non significa che le aziende non possano adottare questa modalità anche in condizioni normali e questo avvio costretto può essere un’opportunità per il futuro di molte aziende.
Che cos’è lo Smart Working?
La definizione che ne da il Ministero del lavoro è “modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato caratterizzato dall’assenza di vincoli orari o spaziali e un’organizzazione per fasi, cicli e obiettivi, stabilita mediante accordo tra dipendente e datore di lavoro; una modalità che aiuta il lavoratore a conciliare i tempi di vita e lavoro e, al contempo, favorire la crescita della sua produttività.”
Si tratta dunque di un cambio radicale e culturale sia del modello organizzativo dell’azienda che di ciò che si intende con lavorare: non un’attività scandita da orari rigidi, ma caratterizzata da flessibilità e basata su progettualità e risultati.
Smart Working non è telelavoro
Smart Working non è da confondere con il telelavoro, o lavoro a distanza, secondo cui il dipendente lavora per l’azienda da una postazione esterna alla sede aziendale, da casa o da altri luoghi, ma comunque fissa e secondo gli stessi limiti d’orario dei colleghi in azienda.
Con il Telelavoro avviene semplicemente un cambio di sede, ma non di modalità, carico e organizzazione del lavoro che rimangono invariate.
Con Smart Working invece si ha a che fare con la flessibilità: non esiste una postazione fissa (si può lavorare da casa, in azienda o in altre sedi), senza vincoli di spazio o tempo perché importante è il risultato e il raggiungimento di determinati obiettivi.
Per realizzare tutto ciò è tuttavia necessario avere gli strumenti adeguati per mettere in comunicazione il dipendente con l’azienda.
Quali strumenti adottare per lo Smart Working?
Noi Web Heroes fin dalla nostra nascita abbiamo sfruttato appieno le modalità di lavoro dello Smart Working. Dovendo lavorare per lo più a progetto, da posti disparati, con persone da tutto il mondo e secondo tempistiche che difficilmente riescono ad essere incasellate nel regolare orario da 8h giornaliere (italiane, figuriamoci a interfacciarci con il resto del mondo con tutti i suoi fusi orari!), abbiamo adottato alcune risorse e pratiche in maniera del tutto naturale, sfruttando al meglio gli strumenti che la rete ci ha gentilmente concesso.
Quali sono questi strumenti? Riportiamo qui un elenco non esaustivo di alcuni degli strumenti che stiamo utilizzando recentemente e che ora, grazie alle disposizioni e alle quarantene più o meno imposte, stiamo sfruttando ancora di più. Speriamo che questo elenco possa essere d’aiuto anche a chi si sta interfacciando solo ora con la realtà dello smart working.
1. Wiki aziendale
La Wiki Aziendale è uno strumento molto utile per mantenere in un unico raccoglitore tutto il nostro sapere aziendale, il know-how, le esperienze affrontate nel tempo, le informazioni utili a tutti gli eroi del web.
È un tool fondamentale per una comunicazione interna efficace che ci facilita il lavoro di tutti i giorni, grazie alla semplice reperibilità delle informazioni. Nella Wiki inseriamo le informazioni sui progetti, lo storico di ogni singolo lavoro, le problematiche riscontrate e le soluzioni trovate.
2. G Suite
La G Suite è un’insieme di applicazioni Google consigliate per le realtà aziendali (e non solo). Sono pensate principalmente per le aziende che hanno necessità di avere un hosting in cloud, delle email aziendali, la condivisione efficace dei documenti (sotto vediamo il perché evidenziamo la parola “efficace”), ma presentano molte altre funzionalità:
Gmail
Grazie alla G Suite possiamo sfruttare l’interfaccia Gmail per le email aziendali, ovvero le email con il nome di dominio aziendale. Tra tutti i servizi di posta testati negli anni, Gmail ci risulta essere ancora la migliore soluzione, la più efficace, di rapida consultazione e tecnologicamente solida di tutte.
Google Drive
Questo tool ci permette di archiviare i file sui server Google, file che restano accessibili in ogni momento, con possibilità di condivisione con colleghi o clienti, sempre in totale sicurezza.
Drive inoltre permette una condivisione efficace dei documenti, ovvero una condivisione che evita duplicati di sorta (spesso disallineati tra loro), smarrimenti accidentali. Inoltre per ogni documento e cartella è possibile facilmente decidere i livelli di condivisione tra persone e gruppi di persone ed è possibile vedere anche lo storico delle modifiche effettuate su ogni file.
Google calendar
Avere un calendario condiviso tra colleghi risulta molto utile per organizzare le attività. Anche qui è possibile definire chi-vede-cosa e in pochissimi click organizzare meeting, riunioni, promemoria, attività che vanno ripetute, ecc.
3. Trello
È uno strumento di project management che da quando è stato da noi adottato ha esponenzialmente migliorato la vita (aziendale): organizzare il lavoro di più persone, gestire progetti differenti e paralleli e una squadra sparsa per il mondo sarebbe ancora più complesso senza uno strumento che centralizzi il tutto.
In combinazione con la nostra Wiki e le G Suite è diventato il perno su cui si sviluppa tutta la nostra organizzazione interna.
4. WhatsApp/Telegram/Slack/Signal
Esatto. Anche queste app di messaggistica istantanea fanno parte dei nostri strumenti. Un gruppo Telegram o Whatsapp risulta molto utile per comunicazioni veloci che interessano tutto il gruppo di lavoro, senza la necessità di dover usare i formalismi propri delle email.
Inoltre, utilizzando gli altri strumenti (soprattutto Trello), le comunicazioni necessarie da condividere in chat e via mail si riducono di circa il 95%.
5. Whereby
È l’ultimo arrivato nella nostra scatola degli attrezzi. Si tratta di uno strumento per video meeting. Prima di esso utilizzavamo Skype o Hangout, ma il fatto che Whereby necessiti solo di connessione, browser, webcam e microfono, senza necessità di scaricare programmi, ce l’ha fatto amare fin da subito.
Lo usiamo quotidianamente per le call, frequentemente anche oltreoceano e senza alcun ritardo o problema (gratis fino a 4 utenti in contemporanea). Comodissima la funzione di condivisione schermo e la chat integrata con le reaction.
Tra l’altro abbiamo da poco notato che nelle mille evoluzioni di Skype, ultimamente non ci risulta più nemmeno possibile condividere lo schermo, quindi al momento siamo davvero contenti di Whereby.
