Si può fare meglio? Se sì, come?

Cari imprenditori e manager, con la vostra bella e impegnativa azienda con qualche ufficio e un bel capannone, non è che non capiamo la vostra paura. La nostalgia per il vecchio sistema di email aziendale, con quei server che sembrano uscir fuori da un film di fantascienza degli anni ‘90, è qualcosa che ci accompagna tutti. Ma è arrivato il momento di fare un salto nel futuro! O nel presente…non trovate anche voi?

Vi siete mai chiesti perché molte aziende italiane, grandi e piccole, continuano ad usare sistemi di posta elettronica che sembrano preistorici? E perché, invece di approfittare dei fantastici strumenti che la tecnologia ci mette a disposizione, rimaniamo intrappolati nella trappola del “ma si è sempre fatto così”? È una questione di paura, incertezza, ma anche un po’ di pigrizia digitale.

L’email come “archivio aziendale”? È ora di smettere!

Siamo sinceri: affidare la gestione storica dell’azienda, delle sue relazioni e comunicazioni, alla posta elettronica è come mettere i documenti fiscali in una scatola sotto il letto, pensando che siano al sicuro. Non solo è poco pratico, ma è anche un invito a generare caos. E vi fa perdere un sacco di tempo (quindi di soldi)! Con ogni scambio, la casella di posta si ingolfa di allegati pesantissimi, duplicati e, per non parlare, di email che “magicamente” scompaiono nel labirinto della cartella Spam. Ogni inefficienza in aggiunta inquina, ora lo sai!

Pensate che le email siano un sistema perfetto per archiviare informazioni, ma la realtà è ben diversa. Siete sicuri di riuscire a trovare quella mail importante che contiene il contratto firmato di due anni fa, mentre il server continua a rifiutare l’arrivo di nuovi messaggi perché il vostro spazio di archiviazione è satura? E non dimentichiamo i famigerati “duplicati”, che si moltiplicano come conigli in un campo fertile.

Best Practices per l’email del futuro (anzi, di oggi)

1. Meno allegati, più link
   Se avete mai inviato un’email con un allegato che supera i 10MB, sappiate che non siete soli! Ma proprio per questo è ora di dire basta. Utilizzate i link al posto degli allegati: Google Drive, Dropbox, OneDrive, sono strumenti fantastici per condividere file senza appesantire la vostra casella di posta e, soprattutto, per mantenere il controllo. Ogni documento, invece di finire nel dimenticatoio, può essere facilmente recuperato da chiunque abbia il permesso.
   
2. Utilizzare sistemi cloud per organizzare le informazioni aziendali
   Il vero cambiamento? Mettere ordine nella gestione della conoscenza aziendale. L’email non è il posto giusto per gestire documenti importanti e collaborazioni. Il cloud è lo strumento che vi permette di archiviare tutto in modo sicuro, consultabile da ogni dispositivo e facilmente accessibile a chi ha bisogno di informazioni. Con un sistema centralizzato, ogni collaboratore troverà sempre quello che gli serve, senza dover scavare tra centinaia di email.
   
3. Archiviate e automatizzate!
   Per evitare il caos dei duplicati, affidatevi a sistemi di archiviazione che possano ordinare e raggruppare i messaggi automaticamente. Le piattaforme moderne di gestione documentale permettono di indicizzare i contenuti, rendendo le informazioni ricercabili e accessibili in pochi secondi. Non più ore a cercare la famosa email che “qualcuno” aveva inviato tempo fa.
   
4. Condividete la conoscenza, non solo i file
   Avere un sistema dove la conoscenza aziendale può essere condivisa in modo fluido tra i membri del team è un asset incredibile. Se un collega sta lavorando su un progetto, potrebbe essere utile dare accesso a tutte le informazioni correlate senza scambiarvi email infinite. Strumenti come Notion, Confluence o Google Docs permettono di tenere traccia del lavoro in tempo reale e collaborare senza intoppi. Ma poi, parliamone: vogliamo far sì che quando qualcuno va in ferie, se le possa godere serenamente senza l’ansia delle chiamate di lavoro da parte di quel collega o manager che “non sa come si fanno le cose” o che “non trova quello che gli serve”? CEO compreso! (spoiler: sì si può fare, esiste un mondo così! eccome!).

Il cambiamento non è solo una questione di efficienza, ma anche di sicurezza. Le soluzioni moderne offrono backup regolari e protezione contro i guasti hardware e software. Non dovrete più temere che una fatale interruzione del sistema vi faccia perdere ore di lavoro.

Addio email vecchio stampo, benvenuto presente digitale

La domanda da porsi è: volete continuare a usare sistemi che vi mettono i bastoni tra le ruote o siete pronti a fare il grande passo verso un mondo digitale più organizzato, produttivo e remunerativo? Abbandonare le vecchie email aziendali non è solo una questione di modernizzazione tecnologica, ma anche e soprattutto di : il “si è sempre fatto così” è superatissimo. È il momento di dare una bella rinfrescata al modo in cui gestiamo la conoscenza e le informazioni. Il futuro è nel lavoro collaborativo e nella gestione digitale intelligente.

Quindi, cari amici, sentiamoci e parliamo di come efficientare i vostri sistemi perché, sì, i vostri Web Heroes sanno come si fa!